プライバシー ポリシー
当法人グループの個人情報保護方針
ハートリンク行政書士法人、ハートリンク株式会社（以下「当法人グループ」）では、お客様の個人情報保護について以下のような基本方針を定め、これを遵守しております。
当法人グループは、個人情報取扱事業者として、個人情報の保護を事業運営上の最重要事項のひとつと位置づけ、個人情報保護に関するコンプライアンスの徹底を図るべく、個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに実行し、以下の方針に基づき、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことに努めます。
個人情報を取得する場合は、利用目的を明確に開示して適切な方法で取得します。 取得した個人情報は、後記「個人情報の取扱いについて」に記載する一部例外を除き、特定した利用目的の範囲内で利用し、また同意を得た範囲以外の第三者への提供・開示は行いません。 目的外の利用や提供を防止するため、個人情報の利用および提供は、個人情報保護管理者が、その適正性を確認した上でおこなっています。また、自主点検、内部監査等の活動を通じた統制活動も強化しております。
個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守します。
個人情報の漏えい、滅失又は毀損等に対して、技術面及び組織面において合理的で適正な安全対策を講じます。 個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正処置を講じるとともに、原因究明をおこない、再発防止に努めます。
個人情報の取り扱いに関する苦情、相談や、当法人グループの個人情報保護方針の内容についてのお問い合わせは、下記にて受け付けます。
個人情報対応窓口
〒103-0013 東京都中央区日本橋人形町3-3-5 6階605
ハートリンク株式会社
TEL：0120-905-336
Mail：info@heartlink-group.com
業務に従事するすべての者に対し、個人情報保護の重要性とその責任を認識させることに努めます。また、個人情報保護マネジメントシステムを実行し、維持するとともに定期的に見直しをおこない、継続的改善に努めます。
ハートリンク株式会社
代表取締役 讓原 敬
個人情報の取扱いについて
当法人グループは、安心して当法人グループの諸サービスをご利用いただけるよう、当法人グループの「個人情報保護方針」に基づき、お客様の個人情報を以下のとおり適切に取り扱います。
1 ． 個人情報の取得と利用について
(ア)お客様にご提供いただいた個人情報は、以下の目的に利用いたします。
お客様への各種商品・サービスのご提案（相続・事業承継М＆Ａをはじめとする各種税務相談・アドバイザリーや税務申告手続、不動産有効活用コンサルティング・売買仲介、行政諸手続を含む各種相続手続の支援、他士業を含む内外専門家との連携による総合コンサルティング提供、士業者間連携プラットフォーム提供・各種セミナー開催・専門情報コンテンツ提供・各種メディア情報発信等を含む士業者等向けサービスの提供、お客様と当法人グループ間の双方向情報授受型システムの提供、デジタル活用サポートを含む各種会員サービスの提供等）
お客様にご提供する上記の各種商品・サービスに係る各種サポートおよび事務手続のご案内（必要資料・スケジュール、更新期限等の諸手続案内等）、契約や取引（商品の送付、代金授受等）
お客様のニーズに即した各種情報提供（上記1）の各種商品・サービスに係る最新情報・イベント・セミナー・キャンペーン情報、新規システムリリース・新サービス開始のご案内、既往システム・サービス内容の変更・廃止ほか留意事項の告知等）、ご請求の資料・機関紙その他関連資料の送付、メール配信その他各種SNSメディアへの発信等）、最適化された広告の表示
上記の各種商品・サービス向上に向けた各種アンケート調査のご依頼、アフターフォローのご案内
新しいサービスの企画・開発および運用（品質向上のための調査・機能改善、利用状況・履歴の分析によるサービス改善その他のマーケティングを含む）
その他、上記の利用目的に付随する目的
(イ)当法人グループとの連携先から提供された当該連携先の代表者・従業者・顧客に係る個人情報は、連携業務遂行上の諸連絡・事務処理及びそれらに付随する目的に利用いたします。また、イベント等の写真・動画を広報の目的で利用することがあります。
(ウ)当法人グループへの採用応募者・従業者から提供された個人情報は、採用選考および採用後の人事管理及びそれらに付随する目的に利用いたします。また、イベント等の写真・動画を広報の目的で利用することがあります。
(エ)上記のほか、面談（オンラインを含む）の予約・当法人グループへの各種お問い合わせへの回答その他必要なご連絡等および当法人グループの商品・サービス等のご案内を含む各種情報提供の目的に利用いたします。
(オ)なお、上記以外の利用目的で取得する場合は、別途ご本人に通知いたします。
2 ．個人情報の利用および第三者への提供について
(ア)お客様から個人情報をご提供いただく際に明示した利用目的の範囲を超えて、その個人情報を利用することはありません。またお客様からご提供いただいた個人情報を、「ご本人の同意がある場合」または「法令等で許容された場合」を除き、第三者に開示・提供することはありません。
(イ)各種情報提供案内の発送・外部専門家への委託による総合サービス提供等の正当な利用目的の範囲内において、機密保持を確保したうえで個人情報保護法に定める委託者への提供として、委託先事業者にお客様の個人情報を提供する場合があります。この場合、その委託先事業者の個人情報の取扱いについて、ハートリンクは適切に管理・監督いたします。
(ウ)個人情報保護法に定める第三者提供制限の例外条項（法令に基づく場合、グループ内共同利用の場合等）に該当する場合や、お客様へのサービス提供に関して業務提携先との共同提案等のために当該提携先との情報共有が必要となる場合は、第三者に開示・提供することがあります。
3．個人情報の共同利用について
(ア)当法人グループでは、グループとして一体的に行われる経営管理業務の遂行並びにお客様への商品・サービス等のご案内・ご提供およびその判断のために、グループ会社間で以下の通り、個人データを共同して利用することがあります。
個人データの項目
当法人グループ各社が保有する氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日その他各種商品・サービスのご案内・ご提供・ご提案等に必要な情報共同利用する範囲当法人グループの法人（ハートリンク行政書士法人、ハートリンク株式会社）
個人データの管理について責任を有する者の名称
4．個人情報の取扱いと管理について
(ア)当法人グループは、保有個人データの取扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。
当法人グループ内の法人の名称・住所・代表者の氏名、個人情報保護管理者の職名及び連絡先
ハートリンク行政書士法人 ハートリンク株式会社
住所：〒103-0013 東京都中央区日本橋人形町3-3-5 6階605
代表者：讓原 敬
ハートリンク株式会社個人情報保護管理者：代表取締役
ハートリンク行政書士法人個人情報保護管理者：社員行政書士
連絡先： info@heartlink-group.comすべての保有個人データの利用目的
「1．個人情報の取得と利用について」参照保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先、開示等の請求方法
「5．個人情報に関するお問合せについて」参照
(イ)当法人グループは、お客様からご提供いただいた個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、漏えい、改ざんなどを防止するために、下記のとおり適正な安全対策に努め、以下の対策を講じております。
個人情報の適正な取扱のため、法令等に定める各対応を実施するにあたっての基本方針の策定
取得・利用・保存・提供等の各対応に係る各種規程類の策定
個人データを取り扱う従業員及び取扱範囲の明確化、法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取扱状況に関する点検等の組織的安全管理措置
個人データの秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、個人データの取扱に関する留意事項につき随時研修を実施するなどの人的安全管理措置
従業員の入退室管理、記録媒体の利用制限、個人データを取り扱う機器及び電子媒体・書面の盗難・紛失を防止するための持ち出し制限・管理等の物理的安全管理措置
個人データを取り扱う情報システムにつき、外部不正アクセス等からの保護を強化するシステム導入等の技術的安全管理措置
個人データを外国に保管する、又は外国にある第三者に提供する場合に、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握し、適切な措置を講じる外的環境の把握
5．個人情報に関するお問合せについて
(ア)保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、利用停止、消去または第三者への提供停止、および第三者提供記録の開示（以下「保有個人データ等の開示等」という）のご請求ならびに個人情報の取扱いに関するお問合わせは、下記までご連絡ください。
個人情報対応窓口
〒103-0013 東京都中央区日本橋人形町3-3-5 6階605
TEL：0120−905−336
mail：info@heartlink-group.com
(イ)保有個人データ等の開示等をご請求されるお客様に対しては、個人情報お問合せ申請書をお送りいたしますので、ご記入いただいたうえで下記の必要書類をご郵送ください。なお、ご請求いただいた保有個人データ等につき、法令等の規定により開示等ができない場合や当社の保管期間を過ぎた場合については、お客様の保有個人データ等の開示等に応じることができませんのでご了承ください。
【請求時にご送付いただくもの】
（１）「個人情報お問い合せ申請書」
所定の用紙に以下の事項をご記入ください。
①ご本人様の住所・氏名・電話番号とご捺印
②請求日
③開示等をお求めになる個人情報を特定するための情報
（２）ご本人様、代理人の方であることを示す証明書
＜ご本人様の場合＞
・運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードのいずれか１つの写し
＜代理人の方の場合＞
・代理人である事を示す委任状
・委任状に押印された代理人本人の印鑑証明書
・代理人の本人確認書類（運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードのいずれか1つ）の写し
※代理人請求ができる方は下記の方に限らせていただきます。
・未成年者または成年被後見人の法定代理人
・開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人
（３）手数料：1,000円（利用目的の通知または開示の場合のみ）
(ウ) 当法人グループでは、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、2週間以内に書面にて回答致します。なお、開示のご請求の場合、当該保有個人データの開示は、電子ファイルの送付等、お客様のご指定の方法で対応いたします。郵送で回答する場合、なりすましによる個人情報の漏えいを防止する目的で、本人限定受取郵便を用いますので、ご了承ください。
制定日 2025年12月25日